Was ist eine digitale Personalakte?

Im Rahmen einer modernen IT-Infrastruktur werden in einer digitalen Personalakte papierlos alle Informationen zu einem Mitarbeiter elektronisch gespeichert und verwahrt. Alle Daten werden zentral verwaltet, können jedoch je nach Berechtigungsgrad von verschiedenen Personen eingesehen und bearbeitet werden. 

4 Gründe, warum Sie eine digitale Personalakte einsetzen sollten

  • 1. Effiziente Abläufe

    Auch heute noch verbringen viele HR-Spezialisten viel Zeit mit der Beschaffung von Informationen und der Datenpflege. Diese Zeit ließe sich an anderen Stellen weitaus sinnvoller nutzen. Durch eine digitale Personalakte schaffen Sie es, viele Prozesse zu beschleunigen und zu optimieren. Alle Daten werden zentral gespeichert, dadurch greift jeder Berechtigte auf die gleiche Datenbasis zu. Das erleichtert viele Workflows und Freigaben, die sich ohne digitale Unterstützung als sehr kompliziert und vor allem aber zeitaufwändig erweisen. Der Zugriff geschieht dabei völlig ortsunabhängig. Eine Suchfunktion erleichtert das Auffinden von Daten, außerdem stehen alle Informationen jederzeit aktuell zur Verfügung. Auf Wunsch kann eine digitale Personalakte auch mit einer entsprechenden Gehaltsabrechnungssoftware gekoppelt werden. So werden zugleich alle Daten aus der Lohnabrechnung mitarbeiterbezogen an der richtigen Stelle abgelegt. Wird zu einem späteren Zeitpunkt beispielsweise eine Verdienstabrechnung, eine Lohnsteuerbescheinigung oder ein Beitragsnachweis benötigt, lässt sich diese im Handumdrehen finden und aufrufen.

  • 2. Zeitersparnis und damit mehr Zeit für Personalentwicklung

    Eine digitale Personalakte sorgt für eine große zeitliche Entlastung vom Tagesgeschäft im gesamten HR-Team. Die freiwerdenden Kapazitäten können für strategische Entwicklungen im Recruiting, der Personalentwicklung oder auch bei der Unterstützung von Führungskräften genutzt werden. Damit verbessert sich die Qualität Ihrer HR-Abteilung im Unternehmen.

  • 3. Sinkende Kosten

    Der Einsatz einer digitalen Personalakte wirkt sich nicht nur schonend für die Umwelt aus, weil weniger Papier verbraucht wird, sondern sorgt durch den geringen Aufwand in der Abwicklung und der Beschleunigung der Abläufe für sinkende Prozesskosten.

  • 4. Maximaler Schutz für alle Daten

    Während bei einer papiergebundenen Personalakte schnell Unbefugte Zugang zu persönlichen Informationen erhalten oder auch Kopien schnell in Umlauf geraten, ermöglicht eine digitale Akte einen bedarfsgerechten und sicheren Zugriff auf die jeweiligen Daten. Außerdem stehen alle Dokumente an jedem Ort befugten Personen in der festgelegten Ausprägung zu jeder Zeit aktuell zur Verfügung. Werden Informationen mit Steuerberatern oder Anwälten getauscht, lassen sich diese einfach und bequem sowie DSGVO-konform übermitteln und teilen.